Kurumlarda alt kullanıcı ve sınıf yetkisi nasıl düzenlenir?

Bir kurumda öğrenci sayısı büyüdüğünde bütün planları ve raporları tek kişinin izlemesi zorlaşır. Öğretmen ve koçlara alt kullanıcı hesabı vermek iş paylaşımını kolaylaştırır; ancak herkesin hangi öğrencilerden sorumlu olduğu baştan belirlenmezse aynı öğrenci için iki farklı plan hazırlanabilir veya bazı öğrenciler hiç takip edilmeyebilir. Yetki düzenini yazılım ekranından önce kurumun çalışma biçimiyle kurun.

Önce sorumluluk listesini çıkarın

Her sınıf ve şube için sorumlu kişiyi, yedek kişiyi ve planı onaylayacak yöneticiyi yazın. Örneğin 5A ve 5B'nin takibi bir öğretmende, 6A'nın takibi başka bir öğretmende olabilir. Rehberlik birimi yalnızca rapora bakacaksa plan oluşturma yetkisine ihtiyaç duymayabilir. Böylece “hesabı var” ile “bu öğrenciye işlem yapabilir” birbirinden ayrılır.

Öğrencileriniz çok sayıda sınıfa dağılmışsa önce sınıf bazında plan teslim düzenini kurun. Yetki listesi ile teslim listesi aynı sınıf adlarını kullanmalı; 5A, 5-A ve 5/A gibi farklı yazımlar ekipte gereksiz karışıklık yaratabilir.

Sınıf yetkisi mi, öğrenci yetkisi mi?

• Sınıf yetkisi: Bir öğretmen tüm şubeyi düzenli izliyorsa pratik bir seçimdir. Yeni öğrenci geldiğinde sorumluluğu da aynı sınıfa bağlı kalır.
• Öğrenci yetkisi: Öğretmen yalnızca belirli öğrencilerin bireysel koçluğunu yürütüyorsa daha dar bir kapsam sağlar.
• Kurum kapsamı: Bütün sınıfları yöneten ve raporları birleştiren görevler için düşünülmelidir. Her alt kullanıcıya varsayılan olarak geniş kapsam vermek yerine göreviyle eşleştirin.

Z Koçluk'ta alt kullanıcılar için sınıf veya öğrenci kapsamı belirlenebilir. Seçimi yaptıktan sonra ilgili kişinin hesabıyla görünen listeyi kontrol etmek önemlidir: yetkili olduğu öğrenciler listede var mı, yetkili olmadığı öğrenciler görünmüyor mu?

İlk gün küçük bir deneme yapın

1. Bir alt kullanıcıya yalnızca bir test sınıfı veya birkaç öğrenci atayın.
2. O hesapla giriş yapıp öğrenci listesinin açıldığını doğrulayın.
3. Plan hazırlama yetkisi varsa bir örnek planın önizlemesini kontrol edin.
4. Öğrenci dönütü geldikten sonra raporun ilgili kullanıcı tarafından görülebildiğini sınayın.
5. Doğru çalışıyorsa diğer sınıfları ve ekip üyelerini ekleyin.

İşlem sırasında “öğrenci yok” mesajı görülürse önce atanan sınıf/öğrenci kapsamını, sonra listedeki şube adını kontrol edin. Aynı sorunun ana hesapta yaşanmaması, alt kullanıcıya verilen kapsamın ayrıca incelenmesi gerektiğine işaret eder.

Yetkileri dönem içinde yeniden gözden geçirin

Öğretmen görevi değiştiğinde veya öğrenci başka şubeye geçtiğinde erişim listesi de güncellenmelidir. Ayda bir kısa kontrol yeterli olabilir: her şubenin sorumlusu hâlâ doğru mu, ayrılan personelin hesabı aktif mi, yalnızca rapor okuyacak kişi plan düzenleyebiliyor mu? Bu kontrol hem iş akışını hem öğrenci verilerinin kurum içinde doğru kişiye görünmesini destekler.